Store | O que ganham as empresas portuguesas com a fatura eletrónica?
Em Portugal as empresas já estavam obrigadas a enviar digitalmente os elementos das faturas para a Autoridade Tributária, mas a verdade é que esta informação era ainda muito limitada no contexto da transformação digital. A fatura eletrónica traz vários benefícios para as empresas, sobretudo no que diz respeito à otimização dos processos e à diminuição dos custos inerentes à faturação. Dentro das empresas o departamento que irá colher mais benefícios é o financeiro, dado que a implementação da fatura eletrónica irá libertar estas equipas da carga de trabalho que envolve a receção das faturas, o envio e a verificação das mesmas, podendo agora focar-se em tarefas de maior valor acrescentado para as suas empresas. Por outro lado, a fatura eletrónica é uma ferramenta que facilita a automatização dos processos, muitos dos quais relativos a clientes e fornecedores, contribuindo assim também para melhorar substancialmente as relações comerciais, quer a nível nacional, quer internacional. O segmento B2B é um dos maiores beneficiados com a implementação da fatura eletrónica, devido ao grande volume de documentos trocados. Em Portugal, estima-se que o custo médio duma fatura em papel seja de 5€, enquanto o duma fatura eletrónica é de 3€. Além disso, este processo de digitalização não se resume exclusivamente à emissão de faturas eletrónicas, inclui também o processo de receção, a melhoria da transação de pedidos dos clientes e a eliminação do arquivo físico.
- E os cidadãos, beneficiam da fatura eletrónica?
Os benefícios da fatura eletrónica são sobretudo para as empresas. Espera-se, no entanto, que a melhoria que irá produzir na gestão das empresas e das instituições se reflita também nos cidadãos. Ao reduzir custos uma empresa poderá ser mais competitiva e logo oferecer serviços com mais qualidade e mais baratos aos seus clientes.
Adicionalmente, este processo poderá alargar-se às relações entre utilizadores finais (B2C), como acontece já há alguns anos em países como o México, onde as empresas de utilities (telecomunicações, energia, etc.) utilizam a fatura eletrónica com os seus clientes, reduzindo custos e simplificando processos, permitindo que os consumidores melhorem a gestão das suas faturas através de canais mais estreitamente relacionados com eles, tais como a Internet e os móveis.
- O que deve uma empresa retalhista ter em conta ao implementar a faturação eletrónica?
O setor da distribuição foi um dos primeiros a adotar a fatura eletrónica em todos os países, tendo assumido não apenas um papel pioneiro, mas também de impulsionador da utilização da fatura eletrónica entre os seus clientes e fornecedores. Se há setores onde a fatura eletrónica tem um papel chave é no da distribuição e no do retalho. Isto significa que podem agora beneficiar da vasta experiência que possuem a este nível. Por outro lado, a maioria dos grandes grupos internacionais da distribuição e do retalho que operam em Portugal são utilizadores ativos da fatura eletrónica. Nestes setores, a fatura é mais um documento de relacionamento na cadeia de abastecimento. A ordem de encomenda, a expedição das embalagens/encomendas, a confirmação da receção das encomendas, etc. são alguns dos muitos documentos que já são eletronicamente geridos.
Em Portugal, as empresas com mais de 250 funcionários já deveriam estar a usar as faturas eletrónicas. Entretanto, em dezembro de 2018, foi publicado o Decreto-Lei 123/2018, que prorrogou o prazo de adoção da faturação eletrónica até 18 de abril de 2020 para as empresas do sector privado com mais de 250 funcionários. Já as microempresas (até 10 funcionários) e as PME (menos de 250 funcionários) terão até ao dia 1 de janeiro de 2021 para proceder a esta adoção.
Ao longo deste ano, diferentes órgãos do governo irão desenvolver várias iniciativas para promover a utilização da fatura eletrónica no sector B2B. Assim, no final de maio passado, o Ministro das Finanças, Mário Centeno, no âmbito do programa Simplex+, reuniu com a Associação Portuguesa de Empresas de Distribuição (APED), com o objetivo de incentivar a fatura eletrónica nas relações B2B, principalmente num dos sectores mais dinâmicos, como é o da Distribuição.
Desde o início da faturação eletrónica obrigatória na administração pública, o governo português está a fazer todos os possíveis para garantir que a fatura eletrónica é implementada da forma mais simples nas empresas privadas.
- Quais os aspetos mais críticos da adoção da fatura eletrónica pelo setor da distribuição?
O único aspeto crítico é começar a utilizá-la. Quanto mais cedo mais depressa se pode ter acesso aos benefícios que oferece. Este é um setor que tem um elevado grau de maturidade na utilização da fatura eletrónica e onde a maioria das empresas já as utiliza há muitos anos. Há uma miríade de experiências bem-sucedidas e muitas informações sobre a faturação eletrónica. Se as coisas forem bem feitas, dificilmente haverá erros.
- Que balanço faz da implementação da faturação eletrónica na distribuição? Em que ponto está?
Muito positivo. Há mais de 10 anos que Portugal está a trabalhar na implementação da fatura eletrónica a nível nacional, e neste contexto 2019 e 2020 serão dois anos decisivos para a adoção transversal da utilização da fatura eletrónica no tecido empresarial português.
Tal como acontece noutros países, também em Portugal as empresas de distribuição foram pioneiras na adoção da fatura eletrónica muito antes da sua utilização ser obrigatória. O setor da distribuição caracteriza-se por trabalhar com centenas ou milhares de empresas, de diferentes setores e dimensões, e a faturação eletrónica ajuda a tornar este ecossistema, que é por definição extremamente complexo, viável. Sem o apoio da fatura eletrónica dificilmente hoje em dia o setor da distribuição poderia funcionar.
- Acredita que até 1 de janeiro de 2021 o processo estará concluído? O adiamento da data era inevitável?
Tudo indica que o Governo tem perfeita consciência destes prazos e que está empenhado em que os mesmos se cumpram. Atualmente, a adoção da fatura eletrónica é muito simples e muito menos dispendiosa do que há alguns anos. As barreiras à sua adoção são mais psicológicas do que materiais.
As empresas devem entender que a adoção da fatura eletrónica lhes pode oferecer muitos benefícios, porque promove melhorias na sua gestão, nos seus níveis de competitividade e de rentabilidade. Vivemos na era da digitalização e neste contexto não faz sentido que as empresas continuem a utilizar faturas em papel. Aliar-se a um parceiro de confiança e com experiência neste segmento facilita muito as coisas.
